Como docentes estamos siempre tratando con la producción de contenido, y necesitamos herramientas que nos ayuden no solo en la parte de creación, sino también de almacenamiento. ¿Cuántas veces hacemos un trabajo y perdemos todo el material por falta de atención o de recursos inteligentes que permitan el rescate automático?

Hay varias herramientas en el mercado que ayudan en la creación de contenido. Entre ellas, Google Drive se destaca por ofrecer varias funcionalidades en un mismo paquete, además de ser totalmente gratuita y de uso libre. La herramienta es intuitiva, funciona en una plataforma 100% online y el almacenamiento es en la nube.

Además de permitir la producción y el almacenamiento de contenidos, Google Drive también promueve la sincronización entre diferentes máquinas, guardando todo el material producido de forma automática. Pero estas son solo algunas de las ventajas de esta poderosa herramienta.

En este post aprenderás todo acerca de Google Drive, verás cómo funciona, cuáles son sus principales recursos y cómo empezar a explorar esta plataforma en tu negocio.

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un paquete de recursos ofrecido por Google que tiene como objetivo facilitar el día a día de quien necesita producir y al mismo tiempo almacenar contenido en Internet. Pero la herramienta va mucho más allá del simple almacenamiento.

Permite compartir contenido con otros usuarios, con colaboración, incluso, en tiempo real, además del intercambio de mensajes y comentarios de forma sencilla e intuitiva entre los colaboradores.

Otro punto fuerte de Google Drive es la sincronización.

Cuando trabajamos en un entorno sin conexión, como Microsoft Word, estamos obligados a guardar el material cada vez que utilizamos una nueva máquina. Para dar continuidad en el mismo archivo, es necesario que se haga su transferencia entre los ordenadores.

Con la sincronización de Google Drive, todo el contenido se almacena y se guarda en una misma ubicación de forma automática. Esto significa que es posible continuar un trabajo en máquinas o incluso redes de Internet distintas, sin temor de perder el contenido, o incluso abrirlo en su dispositivo móvil (si ya ha descargado la aplicación de Google Drive).

Y no estamos hablando de la sincronización solo de los archivos de texto. Las imágenes, vídeos y fotos se pueden sincronizar de forma automática también.

Todo el material se guarda en la nube, con seguridad, y puede ser accedido por el usuario cuando desee y desde donde desee.

¿Cómo utilizar Google Drive?

Una de las grandes ventajas de Google Drive es su facilidad de uso.

Hay planes pagados, que son más completos, pero es posible explorar innumerables recursos de forma totalmente gratuita. Incluso los planes pagados tienen precios asequibles, sobre todo si piensas en los beneficios que ofrecen.

Para acceder al paquete de recursos de Google Drive, basta con que el usuario tenga una cuenta de correo electrónico de Gmail. Este es, en realidad, el único requisito para que cualquier persona sea capaz de empezar a disfrutar de las ventajas ofrecidas por Drive.

El acceso se puede realizar tanto a través del ordenador como a través de dispositivos móviles, siempre y cuando tengan la aplicación de la unidad descargada en estos dispositivos.

Esto significa que no es necesario utilizar siempre la misma máquina para continuar un trabajo, ya que la sincronización de esta herramienta permite que todo el material se almacene en un mismo lugar, independientemente de dónde se produzca.

A la hora de acceder a los archivos, basta con iniciar sesión con el correo electrónico y la contraseña de Gmail y listo, todo estará disponible para el usuario (esto lo mostraremos más adelante en este post).

Ventajas y desventajas de Google Drive

Al igual que cualquier herramienta, existen ventajas y desventajas a la hora de utilizar Google Drive, pero los beneficios son mucho más grandes que las desventajas demostradas por la herramienta.

Ventajas

En primer lugar, hay que recordar la función básica de Drive, el almacenamiento de datos. Este almacenamiento se realiza en la nube, lo que significa que todo el material sincronizado se dirige a un servidor exclusivo de Google. El contenido está disponible para acceso, visualización y descarga por el usuario, cuando y donde quiera.

La seguridad de guardar archivos en la nube es gigante. Si hay pérdida de equipo físico, como el ordenador o el móvil en el que el material estaba originalmente, es fácil recuperar todo con el acceso a Google Drive.

Otro punto que hace de Google Drive un gran editor en nube es el hecho de ser una plataforma intuitiva. Incluso los usuarios con conocimientos básicos pueden aprovechar los recursos ofrecidos.

Sin mencionar que Google Drive puede ser utilizado de forma gratuita, sin la necesidad de comprar ninguno de los servicios. Los planes pagados existen, como dijimos, pero es posible hacer muchas cosas sin pagar absolutamente nada.

Desventajas

Pero, como no todo son flores, hay algunas desventajas que deben ser consideradas por los usuarios.

Una de ellas es que buena parte de los servicios solo puede ser realizada de forma virtual, o sea, en el ambiente online. Si existe una interrupción en la conexión a Internet, es difícil proseguir con el trabajo. Sin embargo, existe la opción de activar la edición sin conexión, que resuelve parte del problema.

Otra desventaja de Google Drive, pero que también es una cierta ventaja, es la edición conjunta del material.

Tener una segunda o tercera persona ayudando en la creación de hojas de cálculo, archivos de texto o presentaciones puede ser un buen comienzo. Sin embargo, si los esfuerzos no se coordinan, el trabajo puede llegar a ser confuso y complicado.

El compartir contenido puede y debe considerarse una ventaja y desventaja, dependiendo del grado de interacción existente entre los usuarios, de la responsabilidad de cada uno y de la coordinación a la hora de realizar el trabajo.

Herramientas disponibles en Google Drive

Ahora que ya has entendido un poco más sobre el funcionamiento de Google Drive, vamos a hablar de algunas características que esta herramienta posee para la creación de contenidos.

Google Docs

Google Docs es un editor de textos que funciona de forma similar a Microsoft Word, permitiéndole a los usuarios escribir textos y realizar trabajos de los más diversos. Sea para un proyecto de la universidad, un contrato o la redacción de un artículo publicitario, Google Docs es ideal para todos los usos.

Incluso los materiales de mayor complejidad, como un ebook, se pueden crear desde el editor de documentos de Google Docs. Esto sucede porque es muy fácil escribir, añadir elementos, incluir imágenes, formatear la fuente, el color y cualquier otro detalle del texto.

Al igual que Word, funciona de forma intuitiva. Pero existen ventajas proporcionadas por Docs que ningún otro editor puede presentar, como el almacenamiento en la nube y la sincronización automática, que, como viste, son las principales características de Google Drive.

Esta es una de las funcionalidades más utilizadas por quienes necesitan constantemente producir contenido para sus canales de comunicación, como sitios, blogs y redes sociales.

El compartir y la colaboración online permiten que varias personas participen en el proceso de creación. Es posible, por ejemplo, que un profesional tenga a su cargo la creación del contenido y otro haga los cambios y correcciones puntuales a lo largo del texto, sea sugiriendo o modificando el contenido.

Descubre ahora el paso a paso para crear documentos en Google Docs:

1. Inicia sesión con tu cuenta de Google (Gmail) en Google Drive: 
2. En la página inicial de recursos de Google Drive, haz clic en Nuevo y, a continuación, en Documentos de Google: 
3. ¡Listo! Notarás que automáticamente se abrirá un nuevo documento para empezar a editar:

Te darás cuenta que es posible compartir este documento con otras personas. Para ello, simplemente haz clic en Compartir, en la esquina izquierda de la pantalla, y añadir el correo electrónico de las personas con las que deseas compartir tus documentos.

Google Sheets

Otra herramienta que forma parte del paquete de recursos de Google Drive es el Google Sheets. Se trata de una potente aplicación de hojas de cálculo, inventada para competir de frente con Excel, de Microsoft.

Las plantillas son óptimas para la gestión de datos de los más diversos.

Al igual que ocurre en el programa de Microsoft Excel, puede aplicar fórmulas para simplificar el relleno de las hojas de cálculo.

La gran diferencia es que Google Sheets puede ser accedido directamente desde el navegador, sin la necesidad de instalar programas en el ordenador.

Además, cuenta con todas las demás funciones inherentes a Google Drive, como compartir contenido, colaboración en tiempo real y sincronización automática.

Puede ser muy útil para la realización de las más variadas tareas, como el control financiero de la empresa, cálculo del ROI (Retorno de Inversión) y otros. Contar con una herramienta de gestión es fundamental para quien necesita mantener sus actividades organizadas.

De la misma manera que has abierto un documento para crear un nuevo texto, para hacer una hoja de cálculo, simplemente vas a Nuevo> Hoja de cálculo de Google.

Google Slides

Google Slides es una poderosa herramienta para la creación de presentaciones.

A diferencia de los programas de diapositivas disponibles en el mercado, que necesitan instalación, Google Slides puede ser accedido directamente por Internet.

Entre las principales características de esta herramienta, podemos listar:

Interacción online con el público: es posible transmitir la presentación de diapositivas en tiempo real con el público, pasando las diapositivas y haciendo la presentación. Al mismo tiempo, los espectadores pueden enviar preguntas a quien está haciendo la transmisión en vivo.

Búsqueda integrada a Google: todo el contenido que se utiliza en la confección de la presentación se puede buscar directamente en Google. Este recurso es importante, pues permite chequear fuentes y consultar las informaciones utilizadas en el material.

Colaboración online: es posible contar con el soporte de otras personas durante la realización del trabajo. La herramienta de compartir y colaboración estimula el trabajo en equipo.

Modo sin conexión: permite editar y cambiar el contenido incluso cuando el equipo no tiene acceso a Internet. Puede ser útil para momentos de inestabilidad en la conexión, por ejemplo.

A Google Slides también accedes en Nuevo> Presentaciones de Google.

Además de estos recursos, hay otros que también pueden ser explorados, como los Formularios Google, Google Maps, Google My Maps y Google Sites. Pero, para empezar, los tres recursos anteriores ya son suficientes.

Google Drive: ¡una poderosa herramienta para el día a día!

Como debes haber notado, Google Drive es una herramienta muy interesante para aquellas personas que producen contenido y no pueden perder tiempo.

Vale la pena hacer un tour por cada una de las funcionalidades de esta herramienta para analizar sus diferencias en comparación con los demás recursos existentes en el mercado y ver si son realmente interesantes para ti y tu negocio.

Además de Google Drive, ¿hay alguna otra herramienta que puedes utilizar para ayudarte a optimizar tu rutina? Cuéntanos aquí en los comentarios.